PROJECT MANAGER

Estás num dia normal de trabalho e tudo está a correr relativamente bem. Tens tudo entregue, estás contente com o teu esforço e empenho, estás a trabalhar em tarefas importantes mas não urgentes, quando de repente recebes um e-mail de um cliente e o mundo parece desabar.

Percebes que o cliente não está contente com a tua prestação, nem da tua equipa. Os resultados obtidos não são os esperados e uma falha de comunicação deu aso a mal entendidos. Achava que estavas a fazer uma coisa que não estavas. E agora?

A primeira coisa que te passa pela cabeça é “fiz tudo o que achei que devia ter feito e não mereço receber este e-mail, neste tom”. Pois é, o tom, o tom com que tu lês o e-mail, que até pode não ser o tom com que o cliente o escreveu. Mas naquele momento a ti, só te interessa a forma como o leste, é indiferente a forma como ele o escreveu. E pensas… Como vou dar a volta a isto? Se eu estivesse no lugar dele não falaria assim, mas, por outro lado, ele tem razão no que diz. O que achava ter combinado não estava a ser feito.

Sentes o teu trabalho posto em causa… Onde está a tua competência? Onde está o teu empenho nos resultados? Onde está o teu cuidado com cada cliente? Onde está o que foi combinado? O que poderias ter feito diferente?

Surgem então aqueles que considero ser os principais desafios do dia-a-dia de um Project Manager.

Se quiseres saber mais sobre a importância do trabalho de um Project Manager podes ver em https://medium.com/the-digital-project-manager/why-is-project-management-important-a7abe77d4e70

A importância das expectativas estarem alinhadas

Quando falamos em gerir expectativas estamos a falar quer em relação ao cliente, quer em relação à equipa. É muito importante que os objetivos do projeto estejam claros para todos, desde o primeiro dia. Envolvermo-nos pro ativamente com os clientes durante a fase de planeamento ajuda-nos a ter uma melhor perceção do que é pretendido, bem como compreender as suas expectativas.

É fundamental que não sejam prometidos “mundos e fundos” quando não sabemos se o vamos conseguir. O Project Manager deve estar alinhado com a equipa em termos de prazos, tarefas e objetivos, para não haver surpresas. Os clientes vão sempre pedir muito, e nós vamos dar o nosso melhor. É importante que não haja desilusões e ter sempre presente que “mais vale um pássaro na mão do que dois a voar”.

A comunicação

A capacidade de comunicação é a palavra-chave para o sucesso de um projeto. Comunicar com a equipa, comunicar com o cliente ou com outros stakeholders. Cada uma destas partes pode exigir um estilo diferente de comunicação. O Project Manager deve ter por isso a capacidade de adaptar a forma como comunica nos diferentes contextos e perceber o que resulta melhor com cada um.

A comunicação é a ponte que transporta a informação de um lado para o outro.

É muito fácil cometermos erros de comunicação ou deixarmos mensagens por dizer. Por vezes pensamos ter sido claros e que o outro está a seguir o nosso raciocínio e, no final, pode até pensar de uma forma diferente da nossa e por isso haver o risco da informação se perder ou ser mal entendida. Neste caso, o Project Manager passa de mensageiro a bloqueador. É por isso fundamental sermos claros, objetivos e passar toda a informação que consideramos ser importante (até mesmo o que achamos que o outro já sabe).

Incluir a equipa que está a trabalhar no projeto em todas as reuniões que achemos que poderá acrescentar valor é também uma boa solução.

Há também uma serie de ferramentas que podemos utilizar e que nos ajudam a gerir melhor os nossos projetos, o trello é uma delas.

O desafio de gerir pessoas

Todos nós sabemos que a tarefa de gerir pessoas não é fácil. O ser humano é muito complexo e também muito desafiante.

Quando estamos a gerir um projeto, é fundamental termos a capacidade de nos colocar no lugar do outro, quer seja o cliente, quer seja a equipa.

Fazer a experiência enquanto utilizador, visitar as páginas, os sites, propor melhorias e manter sempre os clientes envolvidos.

A dedicação ao cliente é muito importante. Tratar cada cliente como se fosse o único. Caminhar juntos. Envolve-lo em todas as partes do processo. Traçar objetivos em conjunto e propor melhorias. Caso esteja tudo a correr bem, manter a estratégia.

No caso da equipa, é fundamental ter uma equipa motivada, sendo o Project Manager o principal responsável por isso. Devemos envolver-nos em todos os passos, saber quais são as dificuldades, oferecer ajuda e trabalhar em equipa.

Os timimings e as alterações até ao último minuto

Temos que ser inteligentes na forma como gerimos os timmings.

Para o cliente é importante sermos disponíveis e cumprirmos com a nossa palavra. Mas para a equipa também é fundamental sentir-nos do lado deles. Assim, se por um lado devemos satisfazer o cliente, por outro, também devemos proteger os nossos colegas de trabalho. E por isso, temos que ter cuidado com o que nos comprometemos quando isso não depende exclusivamente de nós.

Quando falamos de digital, as alterações parecem sempre muito fáceis de fazer. “É só mudar x” ou “é so acrescentar y”. Mesmo quando os planeamentos já foram aprovados, há muitas vezes mais uma alteração aqui ou ali.  Difícil é perceber que muitas vezes, nesta tarefa que parece pequena, temos que mover uma equipa inteira. Temos que avaliar quando faz sentido e é possível fazer o que nos é pedido, ou quando o prejuízo é maior que o benefício e aí não compensa o esforço. Cumprir sempre com a nossa palavra.

Assumir as responsabilidades, ser honesto e frontal

Quanto mais honestos, verdadeiros e transparentes formos melhor. Nem sempre é fácil, porque por vezes assumimos erros de responsabilidades que podem não ser nossas.

Quando existe um problema o ideal é revê-lo com a equipa e quando falamos com o cliente apresentar logo uma solução.

Se o cliente fizer parte de todo o processo e estiver ocorrente daquilo que está a acontecer, torna menos provável a existência de surpresas.

Aproveitar ao máximo a relação com o cliente e não apresentar “más noticias” de forma impessoal.

Manter o foco

Como gestores de projetos, podemos sentir-nos totalmente sobrecarregados porque estamos a ser puxados em muitas e diferentes direções.

É fundamental distinguir urgência de importância. Começar por responder às urgências para depois poder começar o trabalho importante, poderá ser uma boa estratégia.

Fazer uma “to do list” diária, revê-la no início de cada dia e, se necessário, redefinir prioridades, é com certeza também uma boa ajuda.

Gerir o stress

Os gestores de projetos têm de ter cuidado para não deixarem que o stress os consuma.

É importante saber pôr limites. Saber distinguir a vida profissional da vida pessoal e ter tempo para cada uma delas.

Devemos parar para almoçar e por vezes sair e ir dar uma volta. Desligar.

Com o teletrabalho, muitas vezes caímos no erro de o nosso dia nunca ter fim, o que poderá diminuir a nossa produtividade.

É importante termos intervalos entre reuniões para conseguirmos ir pondo em prática aquilo com que nos comprometemos. Caso contrário, só “começamos a trabalhar” no final do dia, quando acabam as reuniões.

Posto isto, o trabalho de Project Manager tem tanto de desafiante como de diversificado, o que faz com que o torne tão interessante.

A sensação de missão cumprida, de crescimento conjunto e de ver cada projeto evoluir, é o que nos vale. Caminhar lado a lado com os nossos clientes para atingir objetivos comuns. Os resultados dos nossos clientes, são os nossos resultados! E por isso, não devemos nunca esquecer que, tal como diz Philip Kotler, “a melhor propaganda é feita por clientes satisfeitos.”

O que achou deste artigo? Dê-nos o seu feedback e conte connosco para o ajudar a definir o seu Investimento em Marketing Digital.