A organização no ambiente de trabalho tem sido cada vez mais importante em ambientes corporativos. Sabemos que há não muito tempo era comum ver colaboradores escondidos atrás de uma pilha enorme de papeis, documentos, cartões de visitas, canecas, canetas e a plantinha que foi presente da avó, porém uma vez que passamos a substituir as nossas mesas de trabalho por computadores, telefones ou tablets, principalmente em ambientes tecnológicos ou diretamente ligados a tecnologia, podemos notar as mesas mais limpas e “Áreas de Trabalho” tão afundadas em arquivos como as mesas de antigamente.
Mas qual a importância real de manter a vida profissional organizada? O trabalho por si só já é algo stressante, muitas coisas para resolver, clientes para gerir, funções para delegar, documentos para preencher, e imagine que diante deste turbilhão de coisas a serem cumpridas, não conseguimos sequer encontrar uma caneta. Isto acontece por que num ambiente de caos é mais difícil se ter foco. Pesquisas apontam que um dos principais fatores de sucesso na entrega de um projeto dá pelo nome de “cumprimento de prazos”, e quando estes prazos são desrespeitados, existe uma grande probabilidade de surgir o stress, os conflitos internos, a desmotivação da equipa que consequentemente se refletirá no consumidor final, muitas vezes causando a perda de clientes.
Podemos então ver uma empresa como um relógio, onde para garantir o funcionamento dos ponteiros, precisamos de uma série de engrenagens (que neste momento podem ser vistas como os colaboradores da empresa), em que cada “Engrenagem” é essencial para o funcionamento do sistema por inteiro, sendo assim podemos afinal ver a importância da organização individual de cada “Engrenagem” dentro de um projeto.
Então para ajudar, trouxemos um modelo conhecido como “Ferramenta 5S”, este modelo é muito famoso, e surgiu no Japão logo após a 2º Guerra Mundial, que foi um método criado para combater o desperdício no país, que se encontrava destruído pela guerra, e hoje é fortemente utilizado como modelo de organização não só para o trabalho como para a vida.
O modelo dos 5S’s é representado pelas 5 palavras: seiri (classificar), seiton (organizar), seiso (limpar), seiketsu (padronizar) e shitsuke (manter), que mais detalhadamente consistem em:
1 – Classificar (Seiri)
Esta primeira parte tem como objetivo determinar o que realmente precisa estar no seu ambiente de trabalho. Objetos que tem pouco ou nenhum uso no seu dia a dia podem atrapalhar muito mais do que ajudar.
2 – Organizar (Seiton)
Depois de definido o que é essencial para o seu ambiente de trabalho, é necessário organizar, para que tudo seja de fácil acesso, para esta parte é recomendado o uso de painéis, postits, etiquetas, pastas, listagem de tasks dentre outros, o importante é estar sempre a mão quando necessário.
3 – Limpar (Seiso)
Trata-se da importância de eliminar sujidade, resíduos, arquivos, etc. A limpeza do ambiente de trabalho torna o local mais agradável e ainda melhora o desempenho e a conservação de equipamentos.
4 – Padronizar (Seiketsu)
Este passo é importante para manter os passos anteriores. A classificação, a ordem e a limpeza devem seguir um padrão e uma periodicidade.
5 – Manter (Shitsuke)
Talvez o passo mais difícil de todos, que consiste em manter os passos anteriores, tornando praticamente um hábito, para que dentro de algum tempo este método esteja tão enraizado que se torne algo comum no dia a dia.
Ao analisar a fundo a importância da organização, percebemos que pode ser usada em todos os momentos da vida, alem do trabalho, podemos levar a organização para a vida pessoal, para os estudos, para o lazer, para a vida financeira, etc. É possível organizar tudo, melhorando a produtividade, evitando conflitos, melhorando o humor, tornando mais agradável a execução de diversas tarefas, permitindo assim no fim economizar tempo, evitar desgaste mental e físico, e proporcionar um maior foco para o que realmente importa para cada um de nós.
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